Obowiązek informacyjny dla: KOLEJE WIELKOPOLSKIE SP. Z O.O.
Klauzula informacyjna RODO dotyczy postępowań, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (eB2B)
Administrator dokłada starań, aby odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe i w sposób zrozumiały przedstawić sposób korzystania przez niego z tych danych.
Niniejsza klauzula ma na celu przekazanie informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych Kontrahenta i jego pracowników oraz osób kontaktowych wskazanych przez Kontrahenta i jest przekazywana tym osobom bezpośrednio przez Kontrahenta lub przez Administratora przy pierwszym kontakcie.
Dopełniając wymogów art. 13 i 14 RODO Administrator informuje co następuje:
1. Spółka Koleje Wielkopolskie Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Składowej 5, 61-897 Poznań (dalej „KW Sp. z o.o. ”) oświadcza, iż jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia Zamówienia.
2. W Spółce Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o. wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych - Pan Piotr Kawczyński, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych przez: a) adres e-mail: iod@koleje-wielkopolskie.com.pl, b) pisemnie na adres KW Sp. z o.o. wskazany w punkcie 1.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą:
a) w celu związanym z procedurą wyboru wykonawcy dla zadania, którego zapytanie dotyczy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
b) w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej na Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania obowiązków w związku z podjęciem przez organy Spółki niezbędnych uchwał oraz realizacją umowy zawartej z wybranym wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
c) w celu dochodzenia i obrony roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
d) w celach archiwalnych, zgodnie z obowiązkiem ciążącym na Administratorze jako podmiocie publicznym – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z brzmieniem ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
e) w związku z wypełnieniem innych obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, np. w celu spełnienia wymogów ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie realizowanych umów, wyłącznie na mocy stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych. Do kategorii takich podmiotów należą:
• podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie;
• podmioty świadczące wsparcie i utrzymanie systemów teleinformatycznych;
• podmioty doradcze;
• podmioty zajmujące się obsługą prawną.
Dane osobowe mogą również być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, są przetwarzane także przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela Platformy Zakupowej eB2B, za pośrednictwem której była składana oferta pod adresem https://platforma.eb2b.com.pl lub inne dokumenty przekazywane przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
6. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane zgodnie z okresem archiwizacji wynikającym z Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej u Administratora liczonym od momentu zakończenia postępowania, do którego dane osobowe zostały zebrane, a w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z okresem archiwizacji wynikającym z Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej u Administratora liczonym od momentu podpisania umowy/wysłania zamówienia.
7. Posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia Pani/Pana danych osobowych*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8. W przypadku udostępnienia do KW Sp. z o.o. przez Podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie Zamówienia, będący adresatem niniejszej klauzuli, danych osobowych swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób, KW Sp. z o. o. prosi o poinformowanie tych osób:
• o zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych KW Sp. z o.o.,
• o tym, że KW Sp. z o.o. jest Administratorem ich danych osobowych, oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
• o tym, że ww. Podmiot jest źródłem, od którego KW Sp. z o.o. pozyskała ich dane.
9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu związanym z udziałem w procedurze wyboru wykonawcy dla zadania, którego zapytanie dotyczy, a w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne w celu zawarcia umowy.
10. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim i organizacją międzynarodowym, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji umowy lub obowiązków nałożonych na podmiot prowadzący postępowanie o udzielenie Zamówienia.
11. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
___________________
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub usunięcia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
Administrator dokłada starań, aby odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe i w sposób zrozumiały przedstawić sposób korzystania przez niego z tych danych.
Niniejsza klauzula ma na celu przekazanie informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych Kontrahenta i jego pracowników oraz osób kontaktowych wskazanych przez Kontrahenta i jest przekazywana tym osobom bezpośrednio przez Kontrahenta lub przez Administratora przy pierwszym kontakcie.
Dopełniając wymogów art. 13 i 14 RODO Administrator informuje co następuje:
1. Spółka Koleje Wielkopolskie Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Składowej 5, 61-897 Poznań (dalej „KW Sp. z o.o. ”) oświadcza, iż jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia Zamówienia.
2. W Spółce Koleje Wielkopolskie Sp. z o.o. wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych - Pan Piotr Kawczyński, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych przez: a) adres e-mail: iod@koleje-wielkopolskie.com.pl, b) pisemnie na adres KW Sp. z o.o. wskazany w punkcie 1.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą:
a) w celu związanym z procedurą wyboru wykonawcy dla zadania, którego zapytanie dotyczy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
b) w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej na Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania obowiązków w związku z podjęciem przez organy Spółki niezbędnych uchwał oraz realizacją umowy zawartej z wybranym wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
c) w celu dochodzenia i obrony roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
d) w celach archiwalnych, zgodnie z obowiązkiem ciążącym na Administratorze jako podmiocie publicznym – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z brzmieniem ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
e) w związku z wypełnieniem innych obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, np. w celu spełnienia wymogów ustawy o dostępie do informacji publicznej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie realizowanych umów, wyłącznie na mocy stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych. Do kategorii takich podmiotów należą:
• podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie;
• podmioty świadczące wsparcie i utrzymanie systemów teleinformatycznych;
• podmioty doradcze;
• podmioty zajmujące się obsługą prawną.
Dane osobowe mogą również być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, są przetwarzane także przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela Platformy Zakupowej eB2B, za pośrednictwem której była składana oferta pod adresem https://platforma.eb2b.com.pl lub inne dokumenty przekazywane przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
6. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane zgodnie z okresem archiwizacji wynikającym z Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej u Administratora liczonym od momentu zakończenia postępowania, do którego dane osobowe zostały zebrane, a w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z okresem archiwizacji wynikającym z Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej u Administratora liczonym od momentu podpisania umowy/wysłania zamówienia.
7. Posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia Pani/Pana danych osobowych*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8. W przypadku udostępnienia do KW Sp. z o.o. przez Podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie Zamówienia, będący adresatem niniejszej klauzuli, danych osobowych swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób, KW Sp. z o. o. prosi o poinformowanie tych osób:
• o zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych KW Sp. z o.o.,
• o tym, że KW Sp. z o.o. jest Administratorem ich danych osobowych, oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
• o tym, że ww. Podmiot jest źródłem, od którego KW Sp. z o.o. pozyskała ich dane.
9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu związanym z udziałem w procedurze wyboru wykonawcy dla zadania, którego zapytanie dotyczy, a w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne w celu zawarcia umowy.
10. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim i organizacją międzynarodowym, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji umowy lub obowiązków nałożonych na podmiot prowadzący postępowanie o udzielenie Zamówienia.
11. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
___________________
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub usunięcia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
